Hur inköpsorder Software Hjälper till att förhindra bedrägerier genom Bellwether Software

Fiona Bedrägeri har arbetat som sekreterare för School of Nursing på College Town University i nästan femton år. Hon har ett rykte om att vara vänlig och trevligt ut, och är i allmänhet bra på vad hon gör. Förutom hennes sekreterar ansvar är Fiona också i uppdrag att anordna catering och underhållning för alla de händelser som School of Nursing ställer på varje år när deras nyaste grupp akademiker är matriculating. Det är lättare att låta Fiona har full kontroll över examen händelser, som att dela upp uppgiften mellan flera medarbetare skulle göra det svårare för alla inblandade. Det är vad Fiona har sagt hennes överordnade, och de har ingen anledning att inte tro henne eller att tänka på henne som en potentiell risk bedrägeri - eller så de tror

Fiona har kreditkonton med flera olika leverantörer och partiaffärer. , och har även företagskort med flera lokala varuhus och butikskedjor. När fakturor kommer från leverantörer, part butiker och varuhus, Fiona händer kvitton över till redovisning och faktureringsavdelning, som sedan se till att de belopp på kvitton match upp till det belopp som visas på räkningen. Hittills har det aldrig funnits en skillnad mellan någon av räkningar och kvitton

Problemet är att ingen undersöker andra än de i redovisning och faktureringsavdelning och de som arbetar inom denna avdelning inte kvitton. vet hur mycket Fiona är tänkt att vara utgifterna. Eftersom de belopp som Fiona spenderar är ungefär densamma varje år, företaget har ingen aning om att Fiona köper hela hennes sommargarderob på bolagets dime varje år och att hon också köper sin julklappar för nästa vinter med hjälp av Företaget kreditkort på våren. Bolaget inte inser den risk de tar genom att anförtro Fiona med korten och har ingen aning om den storskaliga bedrägeri har hon begå i över ett decennium.

School of Nursing kan förhindra sådana bedrägerier från inträffar genom att inrätta en inköpsorder system där en handledare måste anmälas innan Fiona går på hennes årliga shoppingresor för att samla material till gradering firandet. Ett sådant system kan omfatta olika komponenter som kräver att Fiona fylla i en förtryckt beställning slip, och sedan placera ett samtal meddela de butiker som Fiona reser till att det måste finnas en förtryckt inköpsorder eller att butiken inte kommer att ta emot medel för inköp.

Om Fionas handledare är på bedrägeriet (till exempel, Fiona kan shopping för dem också), kan saker och ting blir mer komplicerat. att ha mer än en person skriva på någon inköpsorder är ett bra sätt att ytterligare minimera risker och förhindra Fiona från att begå bedrägeri. Ju fler garantier finns på plats och fler människor som är medvetna om varje gång Fiona kommer att använda bolagets medel för att betala för inköp desto mindre sannolikt är det att hon kommer att kunna fortsätta sitt beteende oupptäckt. Inköpsorder programvara har många inbyggda säkerhetsspärrar som förhindrar någon som Fiona från att begå bedrägerier på ditt företag.

Denna artikel publicerades först dök upp på bellwethercorp.com Omdömen